Resumen: Una buena gestión de datos de ingeniería permite controlar modelos CAD, planos, revisiones y documentación técnica, evitando errores de versión, duplicidades y pérdida de tiempo. Estas 10 preguntas te ayudarán a detectar si la gestión actual de tu empresa es suficiente o si ha llegado el momento de valorar un sistema PDM.

La gestión de datos de ingeniería se vuelve cada vez más compleja a medida que aumentan los proyectos, usuarios y archivos CAD de una empresa. Los modelos 3D, planos, revisiones, configuraciones o la documentación técnica muchas veces aparecen repartidos entre servidores, carpetas compartidas y equipos individuales. Esto dificulta enormemente el control de versionest y el acceso a la información precisa.

De forma inicial, las estructuras de carpetas suelen ser suficiente. El problema aparece cuando empiezan a producirse errores de versión, archivos duplicados, pérdida de información o tiempo perdido buscando documentación.

En este artículo te queremos plantear 10 preguntas que deberías hacerte para evaluar cómo gestiona tu empresa los datos de ingeniería y si ha llegado el momento de valorar un sistema PDM (software para la gestión de datos de ingeniería).

10 preguntas para saber si necesitas un sistema de gestión de datos de ingeniería

No existe un número exacto de respuestas afirmativas a partir del cual una empresa «necesite» obligatoriamente un PDM. Ahora bien, cuantas más situaciones de este tipo se produzcan en tu empresa más sentido tiene plantearse una solución específica de gestión de datos de ingeniería.

1. ¿Tenéis archivos CAD repartidos entre diferentes carpetas, servidores o equipos?

Si cada diseñador almacena los proyectos siguiendo sus propios criterios, encontrar un archivo va a depender de quién lo haya creado.

El problema aumenta cuando varias personas trabajan sobre proyectos relacionados y utilizan estructuras de carpetas diferentes.

Una estructura de carpetas puede ser suficiente para empresas con pocos usuarios y proyectos sencillos. Si este volumen de información crece mantener esta estructura de forma manual es muy complicado.

2. ¿Alguna vez habéis trabajado con una versión incorrecta de un diseño?

Este es uno de los síntomas más claros de problemas en la gestión de datos. Si existen archivos como:

• Maquina_final.SLDASM
• Maquina_final_v2.SLDASM
• Maquina_final_definitiva.SLDASM
• Maquina_final_definitiva_REV2.SLDASM

…el problema no es el nombre de los archivos. El problema es que no existe un sistema fiable para determinar cuál es la información válida. Y en nuestro sector trabajar con una versión incorrecta puede provocar desde trabajo duplicado hasta errores en fabricación.

3. ¿Copiáis manualmente proyectos para crear nuevas variantes?

Crear un nuevo producto a partir de uno existente es una práctica habitual en muchas oficinas técnicas. Los problemas aparecen cuando el proceso consiste en copiar carpetas completas, cambiar nombres de archivos y revisar manualmente que todas las referencias siguen siendo correctas.

En estructuras complejas de CAD estos procesos generan duplicidades o referencias incorrectas. El PDM nos permite establecer procedimientos más controlados para reutilizar información existente.

4. ¿Tenéis dificultades para saber quién ha modificado un archivo y cuándo?

La trazabilidad es otra de las asignaturas pendientes en muchos equipos de ingeniería. Si almacenamos nuestros modelos en una carpeta compartida saber el historial del mismo es una tarea bastante complicada.

Un sistema de gestión de datos de ingeniería permite mantener información sobre las versiones y revisiones de los archivos y registrar determinadas acciones realizadas sobre ellos. De forma sencilla y rápida podemos ver:

• ¿Quién modificó este diseño?
• ¿Qué versión estamos utilizando?
• ¿Cuándo se realizó el cambio?
• ¿Qué versión había anteriormente?

Cuantos más profesionales tenemos en nuestro equipo, más significativo es el impacto que tiene el PDM en estos casos.

5. ¿Alguna vez alguien ha sobrescrito el trabajo de otro compañero?

Has dedicado horas a un modelo y al día siguiente un compañero ha realizado cambios que han echado a perder tu trabajo. Seguro que te ha pasado. Es un peligro que tenemos cuando varias personas trabajan con los mismos archivos sin mecanismos de control…

Una solución PDM permite controlar el acceso a los archivos mediante mecanismos de entrada y salida (check-in/check-out), evitando que varios usuarios modifiquen simultáneamente el mismo archivo de forma descontrolada.

6. ¿Los diseñadores dedican demasiado tiempo a buscar archivos?

No todo el coste de una mala gestión de datos aparece como un error. El tiempo dedicado a buscar información también tiene un coste. Buscar un plano, localizar una pieza utilizada en un proyecto anterior o averiguar dónde está la última versión de un ensamblaje son tareas que se repiten constantemente en algunas oficinas técnicas.

Cuando estas búsquedas se producen cientos de veces al año, el tiempo acumulado puede ser significativo. Ya te lo hemos contado.

La gestión de datos no consiste únicamente en almacenar archivos. También consiste en poder localizar y utilizar la información cuando se necesita.

7. ¿Tenéis problemas para recuperar información de proyectos antiguos?

Imagina que necesitas recuperar un diseño realizado hace tres años. Si para encontrarlo necesitas preguntar a varios compañeros, revisar antiguos servidores o localizar quién trabajó originalmente en el proyecto, probablemente exista un problema de organización de la información.

El conocimiento generado por una empresa no debería depender de que la memoria de un compañero. Una gestión estructurada permite conservar y recuperar la información de proyectos anteriores de una forma controlada y, más importante, rápida.

8. ¿Enviar documentación a otros departamentos requiere preparar archivos manualmente?

Diferentes departamentos de nuestra empresa, incluso proveedores, a veces necesitan acceder a planos, modelos o documentación técnica. Si para compartir esta información hay que copiar archivos manualmente, enviarlos por correo o preparar carpetas específicas cada vez, aumentamos los riesgos de compartir información incorrecta o desactualizada.

El control de versiones y permisos permite establecer una fuente de información más fiable para los diferentes equipos.

9. ¿Tenéis un sistema para controlar quién puede modificar determinados archivos?

No todos los usuarios necesitan los mismos permisos. Un diseñador puede necesitar modificar un modelo CAD, mientras que otro usuario puede necesitar únicamente consultar la documentación.

A medida que crece una organización, controlar estos accesos exclusivamente mediante carpetas de Windows puede resultar insuficiente para determinados flujos de trabajo. Un PDM permite definir permisos y controlar el acceso a la información de ingeniería según usuarios o grupos.

10. ¿Las copias de seguridad son vuestra principal protección frente a estos problemas?

Aquí conviene hacer una distinción importante: tener copias de seguridad no es lo mismo que gestionar los datos de ingeniería. Una copia de seguridad permite recuperar información en determinadas situaciones.

La gestión de datos aborda además cuestiones como:

• Control de versiones.
• Revisiones.
• Accesos.
• Historial de cambios.
• Organización de la información.
• Colaboración entre usuarios.
• Control del ciclo de trabajo de los archivos.

Por tanto, backup y PDM cumplen funciones diferentes y pueden formar parte de una estrategia conjunta de protección y gestión de la información.

¿Cuántas respuestas afirmativas indican que necesitas un PDM?

No hay una cifra universal. Una empresa con cinco diseñadores puede tener una necesidad de gestión de datos mucho mayor que otra con veinte usuarios si trabaja con estructuras CAD muy complejas o múltiples variantes de producto.

Como orientación:

Respuestas afirmativas	Situación
0-2	Probablemente vuestra gestión actual sea suficiente, aunque conviene revisar su evolución.
3-5	Existen puntos de riesgo que merece la pena analizar.
6-8	La gestión manual probablemente ya está generando costes y riesgos.
9-10	Tiene sentido valorar seriamente una solución específica de gestión de datos de ingeniería.

Estos rangos son orientativos, no un criterio técnico para determinar si una empresa debe implantar un PDM.

Lo importante no es el número de respuestas, sino el impacto que tienen estos problemas sobre vuestro trabajo diario.

Gestionar archivos no es lo mismo que gestionar datos de ingeniería

Una empresa puede tener un servidor perfectamente organizado, una estructura de carpetas definida y copias de seguridad periódicas y, aun así, tener problemas para controlar versiones, revisiones, permisos o cambios.

Por eso, la pregunta no debería ser únicamente:

¿Dónde guardamos nuestros archivos CAD?

Sino:

¿Cómo controlamos la información de ingeniería durante todo nuestro clico de diseño?

Cuando la respuesta depende de carpetas, nombres de archivos y procedimientos manuales, puede ser el momento de valorar una solución de gestión de datos de ingeniería.

¿Qué aporta un sistema PDM?

Un sistema PDM (Product Data Management) permite centralizar y controlar la información relacionada con el desarrollo del producto.

En un entorno de ingeniería, puede ayudar a:

• Controlar versiones y revisiones.
• Gestionar permisos de acceso.
• Evitar modificaciones simultáneas no controladas.
• Mantener un historial de cambios.
• Facilitar la búsqueda de información.
• Reutilizar diseños existentes de forma más controlada.
• Gestionar las relaciones entre archivos CAD.
• Mejorar la trazabilidad de la documentación.

En el caso de empresas que trabajan con SOLIDWORKS, SOLIDWORKS PDM está específicamente orientado a la gestión de archivos y datos de diseño dentro de los flujos de trabajo de ingeniería.

FAQs sobre la gestión de datos de ingeniería