Ser productivo en nuestro día a día es una ardua tarea que llevamos años perfeccionando. A veces con poco éxito (¿o tú no procrastinas en el trabajo?) y otras veces encontrando herramientas que nos ayudan a ser más organizados y procrastinar menos.
¿Y cómo puede ser que una herramienta nos ayude a procrastinar menos? Realmente no son las herramientas en sí, sino el sentido que le encontramos a estar organizados y a tener objetivos que cumplir en nuestro día a día.
Según Hubspot:
Y esta es una realidad. Si no tenemos nuestros objetivos del día o de la semana bien marcados, será más fácil eliminar esas distracciones y ser más organizados. Por otro lado, muchas veces somos nosotros mismos los que debemos ser autónomos con nuestros objetivos, ya que no solo nos referimos a objetivos de negocio. Un objetivo personal de tu día o de tu semana puede ser revisar menos el correo electrónico porque provoca una gran distracción para ti y no te deja inspirarte en tus mejores momentos y ser innovador y creativo. ¿Sabías que una persona revisa (de promedio) su correo electrónico 36 veces en una hora? Una suma total de 13 horas por semana en las que lee, elimina, organiza y envía correos electrónicos.
¿Qué podemos hacer? Pues por ejemplo, puedes establecer horas en las que revisar tu bandeja de entrada, quizás en algún momento donde sientas que eres menos productivo o creativo durante el día. Pero siempre cumplir ese horario. Si hay algo urgente, ya te llamarán 😉 Si logras cumplir pequeños objetivos como este en el día a día, de a poco se irán haciendo rutina y será más fácil ser productivo.
¡Date recompensas cada vez que logres un objetivo!
Fíjate lo que le puede costar un empleado que emplea mal el tiempo con los emails… (Atlassian – USA)
Clasifica por relevancia tus prioridades
Crea tu lista de tareas a realizar en esa semana y separa las tareas en distintos niveles de prioridad. Si bien es tentador seleccionar las tareas más pequeñas, establecer niveles de prioridad te recordará que debes abordar primero los proyectos más grandes. No pierdas mucho tiempo re-haciendo esta lista constantemente. Intenta dedicar un día antes de empezar tu proyecto (incluso con las partes implicadas si es que las hay, como lo suelen hacer las empresas que utilizan metodologías SCRUM y Agiles).
Una buena recomendación en cuanto a prioridades es dar prioridad a trabajos creativos a primera hora, aunque te parezca que no eres una «persona matutina», te sorprenderá ver que tu cerebro trabaja mejor a primera hora que después del almuerzo por ejemplo.
Personalmente, te recomiendo echarle un vistazo a una herramienta de planificación de proyectos y de tareas. Las hay gratuitas y de pago, algunas integradas con otras herramientas y muy útiles. Si te acostumbras a llevar las tareas de la semana con prioridades, te será más fácil el trabajo.
Reuniones eficientes, operativas y optimizadas
Hace unos días, hablábamos de la herramienta Lean Team Player. Una herramienta que puede hacer más optimizadas las reuniones. Desde que sucedió la pandemia del COVID y muchos de nosotros teletrabajamos, las reuniones online tienden a ser cada vez más eficientes. Al principio (al no estar acostumbrados), las reuniones eran largas, desorganizadas y poco productivas. Pero ahora hay herramientas que conectas en la videollamada y puede ser una reunión muy operativa.
Seguro que conoces esta frase que se hizo viral…
He sobrevivido a otra reunión que
podría haber sido un correo electrónico
Según Atlassian, el trabajador de oficina promedio pasa más de 31 horas cada mes en reuniones improductivas y lo más preocupante…esto cuesta dinero a la empresa:
Y hablando del teletrabajo… trabajar en casa tiene muchos comodidades, pero la mayor distracción podemos ser nosotros mismos. Debemos imitar una jornada laboral normal tanto como sea posible y hacer todas las rutinas que haríamos si fuéramos a la oficina. No dejemos que el tiempo pase y no sepamos lo que estamos haciendo ni con qué objetivo
Estas son algunas de las ideas que se me han ocurrido para que intentemos ser más productivos en el día a día. Espero que te sean de ayuda y nos dejes tus comentarios si se te ocurre alguna más o si nos cuentes qué herramientas usas tú para organizarte.
Bueno, ya hemos pasado unos minutos leyendo este post…ahora…¡A TRABAJAR! 🙂
